Хранилище документов

Система документооборота «DoXLogic» представляет собой совокупность многофункционального ядра и дополнительных прикладных модулей. Ядро включает в себя основные подсистемы, позволяющие обеспечить базовый функционал системы документооборота:

    • Хранилище электронных документов.
    • Управление входящими/исходящими документами.
    • Управление деловыми процессами.
    • Контроль исполнения документов и поручений.
    • Администрирование.
    • Служба рассылки и оповещения пользователей.

Подсистема «Хранилище электронных документов» предназначена для организации работы пользователей с большим количеством документов – для быстрого поиска нужных данных, создания новых и хранения уже существующих документов, поддержания их в актуальном состоянии и т.д.

Доступ к хранилищу электронных документов в системе осуществляется через web-браузер. Поддерживается широкий набор браузеров, таким образом, система не накладывает ограничений на способ доступа к данным. В тиражной версии системы поддерживаются наиболее распространенные браузеры: Internet Explorer, Firefox, Opera, Chrome, Safari, которые работают под управлением операционных систем семейства Windows, Unix, Mac.

 

Ввод и обработка документов

Электронный документ представляет собой регистрационно-контрольную карточку, содержащую все реквизиты документа, информацию о стадиях его обработки, резолюциях и выданных поручениях. К документу можно присоединять файлы любых форматов с возможностью сохранения версий.

 

Единое хранилище электронных документов

Документы системы расположены в едином информационном пространстве системы, что позволяет пользователям быстро осуществлять поиск нужной информации по всем доступным документам, при необходимости настраивать доступ к документам для других пользователей, отправлять и получать новые документы.

 

Папочная структура хранилища документов

Доступ к документам реализован с использованием механизма папок. Для каждого пользователя создается личная папка, которая используется для хранения документов. Присутствует возможность создавать подпапки для разных типов документов, а также настраивать автоматические представления для сортировки и поиска документов.

 

Разграничение доступа к документам

Папки могут быть личными или общими (для организации, отдельного подразделения или группы сотрудников). Ссылки на документы хранятся в личных или общих папках, что позволяет избежать дублирования при хранении документов, а также организовать удобный доступ к общим документам подразделений.

 

Поиск документов

В системе реализован мощный механизм поиска документов. При этом поиск может проводиться по различным критериям, а именно:

    • Атрибутам регистрационно-контрольной карточки документа.
    • Атрибутам поручений по документу.
    • Содержанию вложенных файлов, с учетом морфологии русского языка.
    • Пользователь имеет возможность настроить поисковый запрос и сохранить его в виде виртуальной папки. Кроме этого, для удобства работы пользователя реализованы преднастроенные быстрые фильтры (документы на контроле, требующие обработки, с истекшим сроком исполнения и т.д.). Также возможен быстрый поиск по основным реквизитам из одной поисковой строки.