Управление документами

Подсистема «Управление входящими/исходящими документами» позволяет автоматизировать работу секретаря, канцелярии или нескольких канцелярий организаций, работающих в единой системе документооборота.

 

Автоматическое формирование регистрационных номеров документов

Система автоматически присваивает документу очередной номер. При этом используется гибкая настройка правил присвоения номеров - номер может иметь несколько сегментов и может зависеть, например, от вида документа, подразделения, текущей даты, вида отправителя и т.д. Возможно резервирование номеров и выбор номера из перечня ранее пропущенных номеров.

 

 

Формирование электронных журналов регистрации

Система избавляет от необходимости ведения бумажных журналов регистрации документов. Все журналы формируются автоматически. Число журналов определяется настройками - можно сделать, например, отдельный журнал для документов, поступающих из вышестоящей организации и общий журнал для всех прочих входящих. Присутствует возможность разграничения доступа к журналам регистрации.

 

Установка связей между документами

При приеме документа сотрудник имеет возможность указать, является ли этот документ ответным на ранее направленный исходящий документ или, например, дополняющий ранее полученный документ. При создании ответного документа, связь между документами может быть установлена автоматически. Пользователь при работе, имеет возможность пройтись по всей цепочке взаимосвязанных документов.

 

 

Хранение информации по всем корреспондентам

В системе хранится детальная информация не только об организационно-штатной структуре и сотрудниках своей организации, но и информация о внешних контрагентах. В том числе об отправителях и получателях документов.