Настройка бизнес процессов

В системе реализован высокий уровень защиты данных и конфиденциальность информации, хранящейся в системе, за счет многоуровневой системы безопасности.

Графический дизайнер настройки маршрутов обработки документов

В системе реализован графический дизайнер, который позволяет администратору системы без программирования настраивать маршруты обработки документов. При этом определяется последовательность и состав этапов обработки документов, их длительность, а также настраиваются дополнительные проверки и/или операции, которые выполняются системой автоматически, в процессе обработки документа. При создании и настройке маршрута можно использовать широкий спектр доступных действий с документом – регистрация, согласование, утверждение, исполнение и многие другие. Присутствует возможность настройки текста поручения, срока исполнения,  и других параметров.

Управление правами пользователей

В системе предусмотрена гибкая настройка прав доступа к объектам и операций с ними с помощью механизма ролевого доступа. Роль определяет список доступных пользователю пунктов меню, а также объектов, с которыми может работать пользователь, операций с ними. Система поставляется с преднастроенными ролями: «Администратор», «Исполнитель», «Делопроизводитель», «Руководитель». При этом как состав ролей, так и их число настраиваются администратором системы в соответствии с требования безопасности конкретной организации.

Идентификация / аутентификация пользователей

Вход в систему реализован при помощи уникального логина и установленного пользователем пароля. Управление учетными записями пользователей осуществляется администратором системы. Кроме стандартного входа по логину/паролю поддерживается NTLM аутентификация. Могут также использоваться дополнительные средства проверки доступа, такие как доступ через HP Select Access, а также использование сертификатов безопасности.

Защищенная работа с документами и поручениями

Ограничение доступа к документам в системе может осуществляться при помощи использования грифов доступа. При этом состав грифов определяется настройкой системы. Помимо этого, в системе предусмотрена настройка доступа непосредственно к папкам документа – папка может быть открыта только на просмотр, на просмотр и редактирование и т.д.

Механизм замещения

В случае временного отсутствия сотрудника (отпуск, командировка, болезнь и т.д.) права на доступ к его данным могут быть временно предоставлены другому сотруднику с помощью механизма замещения. При этом указывается период времени, на который сотрудник назначается заместителем другого сотрудника.

Подсистема рассылки и оповещения пользователей позволяет осуществлять автоматическую отправку уведомлений - информирование пользователя может быть реализовано – отправкой сообщения на e-mail.

Настройка оповещений в маршруте документа

При настройке маршрута документа присутствует возможность добавления оповещения на любое событие маршрута – например, если пользователю поступил документ на согласование или утверждение.

Использование произвольных шаблонов оповещений

Система предусматривает гибкую настройку текста сообщения – можно указать все необходимые параметры документа или поручения.

Рассылка уведомлений по результатам проверки

При необходимости в системе документооборота с помощью специальной настройки можно создать задание, которое будет автоматически проверять то или иное действие, состояние документа и т.д. На основе полученных данных будет выполнена рассылка уведомлений – например, в случае, если документ не был согласован – пользователю будет выслано оповещение.