В рамках реализации Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов от 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334, срок завершения которых наступит в 2020 году,  УП «ИВЦ Минфина» разработал систему архивного хранения документов «Ведомственный архив DoXLogic-S».

Использование этой системы  имеет неоспоримые преимущества:

     ✔ быстрый поиск  любого документа  в архиве  может производиться из любой точки;

     ✔ четкое разграничение прав доступа к документам ;

     ✔ использование ЭЦП ;

     ✔ полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда в  Республики Беларусь ;

     ✔ все документы хранятся в одном месте;

     ✔ исключается потеря документов;

     ✔ возможна обработка документов при смешанном (бумажно-электронном) ведении делопроизводства;

     ✔высвобождаются площади, занятые под хранение бумажных документов;

     ✔ облачное решение позволяет экономить средства  на  приобретении и сопровождении серверного оборудования;

     ✔ значительно упрощается передача  документов в централизованный архив.

Система «Ведомственный архив DoXLogic-S» автоматизирует весь комплекс работ по ведению  архива организации  (ведение номенклатуры дел,  архивный фонд,  формирование и оформление дел, акты об уничтожении, сводные описи дел и т.д.) в соответствии с действующими нормами и стандартами. Возможна выгрузка документов в систему «Ведомственный архив DoXLogic-S»  напрямую  из  СЭД  «DoXLogic-S»

 

Система позволяет реализовать жизненный цикл обработки документов, связанный с перемещением их на архивное хранение

Использование номенклатуры дел

При ведении документов в системе присутствует возможность указания номенклатуры дел, в соответствии с которой в дальнейшем будут распределены документы. В течение всего делопроизводственного года документы помещаются в дела в соответствии с присваиваемой им номенклатурой.

     

Формирование дел в структурных подразделениях     

Модуль архивации позволяет формировать дела электронных документов в структурных подразделениях организации при передаче документов от исполнителей на предварительное хранение.

Автоматизация создания сводных дел

При передаче документов из структурных подразделений в ведомственный архив документов, происходит формирование сводных дел. 

 

 Узнать больше