В рамках реализации Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов от 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334, срок завершения которых наступит в 2020 году, УП «ИВЦ Минфина» разработал систему архивного хранения документов «Ведомственный архив DoXLogic-S».
Использование этой системы имеет неоспоримые преимущества:
✔ быстрый поиск любого документа в архиве может производиться из любой точки;
✔ четкое разграничение прав доступа к документам ;
✔ использование ЭЦП ;
✔ полное соответствие требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда в Республики Беларусь ;
✔ все документы хранятся в одном месте;
✔ исключается потеря документов;
✔ возможна обработка документов при смешанном (бумажно-электронном) ведении делопроизводства;
✔высвобождаются площади, занятые под хранение бумажных документов;
✔ облачное решение позволяет экономить средства на приобретении и сопровождении серверного оборудования;
✔ значительно упрощается передача документов в централизованный архив.
Система «Ведомственный архив DoXLogic-S» автоматизирует весь комплекс работ по ведению архива организации (ведение номенклатуры дел, архивный фонд, формирование и оформление дел, акты об уничтожении, сводные описи дел и т.д.) в соответствии с действующими нормами и стандартами. Возможна выгрузка документов в систему «Ведомственный архив DoXLogic-S» напрямую из СЭД «DoXLogic-S»
Система позволяет реализовать жизненный цикл обработки документов, связанный с перемещением их на архивное хранение
Использование номенклатуры делПри ведении документов в системе присутствует возможность указания номенклатуры дел, в соответствии с которой в дальнейшем будут распределены документы. В течение всего делопроизводственного года документы помещаются в дела в соответствии с присваиваемой им номенклатурой. |
Формирование дел в структурных подразделенияхМодуль архивации позволяет формировать дела электронных документов в структурных подразделениях организации при передаче документов от исполнителей на предварительное хранение. |
Автоматизация создания сводных делПри передаче документов из структурных подразделений в ведомственный архив документов, происходит формирование сводных дел. |